Электронный документооборот
Новшество, о котором мы хотим рассказать, изменит ваше представление о документообороте раз и навсегда. Это то, о чем бухгалтеры долгие годы могли только мечтать.
Каждая сделка по организации грузовых перевозок сопровождается выпиской соответствующей первичной документации (счета, налоговые накладные,акты выполненных работ, договора).
Традиционный метод обмена документами ( с помощью почтовой пересылки или курьером) сопровождается рядом неудобств — риски потери документов (или передача «не в те руки»), долгое время ожидания прибытия, и т.п.. А архивы с бухгалтерскими документами! Для того что бы найти какой либо документ, бухгалтер должен стать архивариусом!
Наша компания предлагает решение, которое раз и навсегда избавит Вашу бухгалтерию от головных болей, связанных с получением , обработкой, учетом и хранением первичной документации, которая отражает транспортные операции Вашей компании.
Мы предлагаем Вам осуществлять обмен первичной документацией в электронном виде!
Электронный документооборот на практике
Многие бухгалтера создают, подписывают и отправляют отчеты в контролирующие органы ( в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, статистику) с помощью специальной программы — M.E.Doc
Реализация возможности обмена первичной документацией в электронном виде является поистине революционной функцией, которую трудно переоценить.
Модуль «Первичные документы» в этой программе позволяет:
- создавать и редактировать любые первичные документы;
- подписывать документы электронной цифровой подписью;
- отправлять подписанные документы контрагенту;
- утверждать, отклонять и редактировать документы контрагентом.
Причем утвержденный документ будет подписан электронной цифровой подписью с двух сторон, а значит иметь юридическую силу. Так же реализована возможность доработки отклоненных документов, а вся история изменений фиксируется системой. Это позволяет нам отказаться от использования бумажных копий документов! Здорово придумано, правда?
Уникальной функцией, которая реализована в модуле, является возможность отправлять документ контрагенту, не зная его электронного адреса. Для этого достаточно указать в соответствующем поле документа код ЕГРПОУ контрагента — и система через сервер документооборота (СДО) отправит ему документ, используя так называемое прямое соединение.
В основу документооборота была положена схема, показанная на рисунке. Поясним схему обмена первичными документами на примере Контрагента 1 и Контрагента 2.
Главное условие — оба контрагента являются пользователями ПК «M.E.Doc». Данное требование вызвано самой возможностью осуществления документооборота.
Документы отправляются в формате XML с наложением цифровой подписи, поэтому принять и прочитать их можно любым программным комплексом, поддерживающим криптобиблиотеки (возможность расшифровки данных). Но только в системе «M.E.Doc» осуществлен функционал утверждения/отклонения/редактирования документов, а также отправка/получение отчетов о доставке, что и представляет собой обмен документами.
1 шаг. Контрагент 1 создает первичный документ в одноименном модуле. После проверки и сохранения документ подписывается комплектом ЭЦП. Такой документ отправляется на мэйл Контрагента 2.
2 шаг. При приеме документа Контрагентом 2 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа.
3 шаг. Получив электронный документ, Контрагент 2 может:
- утвердить документ, т. е. полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает Контрагента 2. При этом отправителю документа (Контрагенту 1) будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа;
- отклонить документ при наличии в нем ошибок и/или нежелании сотрудничать. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту 1 будет автоматически выслано уведомление об отклонении документа с указанием причины отказа;
- отредактировать, внести свои корректировки в документ, если документ содержит ошибки или неточности, и Контрагент 2 имеет намерение исправить их. Пользователь вносит в документ необходимые изменения, подписывает его комплектом ЭЦП и отправляет Контрагенту 1 для доработки.
При обмене первичными документами используется аналог шифрования документов, как и при отправке отчетности в контролирующие органы. Благодаря надежным криптографическим алгоритмам обеспечивается полная конфиденциальность информации, а использование ЭЦП является гарантией аутентичности вносимых изменений и целостности документа.
В момент приема документа Контрагентом 1 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа. В свою очередь, у Контрагента 1 также существует возможность утвердить, отклонить или отредактировать полученный документ.
Документ может редактироваться бесконечное число раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны сделки.
Вся история изменений в документе фиксируется в системе и может быть пересмотрена в любой момент.
Возможность многократного редактирования документа позволяет исправлять ошибки, внесенные в документы, ведь от человеческого фактора никто не застрахован. Но не только в этом заключается практическая важность данной функции. Функция выручает, когда контрагенты настроены сотрудничать друг с другом, но их не вполне устраивают указанные в документах условия. Например, при заключении договора непосредственно в документ можно вносить изменения и согласовывать их, пересылая друг другу документ, до принятия окончательного решения.
А теперь вспомните: сколько раз вы возвращали документы с ошибками невнимательным или нерадивым контрагентам, пользуясь при этом услугами почты или служб курьерской доставки? Тратили на это деньги и силы. С использованием системы «M.E.Doc» не составит никакого труда исправить свои и чужие ошибки.
Мы искренне надеемся что наши стремления упростить процесс обмена первичной документацией, совпадают с вашими желаниями забыть о горах бухгалтерской макулатуры и о потерянных документах.
Удачного Вам рабочего дня!
В статье использованы материалы с сайта http://dtkt.com.ua/
Comments
Comments are closed.
Гадаю причин, які наразі унеможливлюють цей процес більше, ніж достатньо. Хоча є лист ДПА України від 26.12.2011р. за номером 10406/7/18-4017 в я кому вони звертаються власне до теми первинної документації в електронному вигляді і навіть зазначають, що ДПА не проти, але в разі потреби паперові копії документів завірені печатками мають бути (в разі потреби — це їхні перевірки), а також в останньому пункті зазначають, що є Порядок заповнення податкової накладно затверджений наказом Мінфіну 01.11.2011р. № 1379 в я кому чітко вказано, що податкова накладна має бути видана виключно в паперовому вигляді, а також звертають увагу на такі ж норми ПКУ. Звичайно іншими причинами, які наразі унеможливлюють такий облік — це те, що усі мають бути користувачами програми М.Е.ДОК. Така уніфікація, не потверджена приписами і законодавчими актами взагалі неможлива на теренах нашої країни.
1. Копию документа предоставить легче чем оригинал. Зачем выписывать, пересылать, хранить всю эту макулатуру, если при проверке можно просто распечатать необходимые инспектору КОПИИ документов и заверить их своей подписью и печатью.
2. Налоговая накладная выдается в бумажном виде ПО ЖЕЛАНИЮ покупателя.
3. Данный пост имеет сугубо информативный характер, целью которого является извещение контрагентов о возможности осуществления электронного документооборота с нашей компанией посредством ПО М.Е.Док.
Дуже хотілось би побачити в якому з нормативних актів, якими так численно обросла податкова накладна можна таке відчитати — «Налоговая накладная выдается в бумажном виде ПО ЖЕЛАНИЮ покупателя». Якщо володієте такою інформацією, прошу просвітіть — була б вдячна.
Дуже хотілось би побачити в якому з нормативних актів, якими так численно обросла податкова накладна можна таке відчитати — «Налоговая накладная выдается в бумажном виде ПО ЖЕЛАНИЮ покупателя». Якщо володієте такою інформацією, прошу просвітіть — була б вдячна.
Я имею в виду то, что мы помимо электронной версии документа, по требованию клиента (или контролирующего органа) можем предоставить документ на бумаге.
Пунктом 201.1 НКУ определено, что плательщик налога обязан предоставить покупателю (получателю) по его требованию подписанную уполномоченным плательщиком лицом и скрепленную печатью (при наличии) налоговую накладную, составленную по выбору покупателя (получателя) одним из способов:
– в бумажном виде;
– в электронной форме с соблюдением условия о регистрации в порядке, предусмотренном законодательством, электронной подписи уполномоченного плательщиком лица и регистрации налоговой накладной в Едином реестре налоговых накладных. В этом случае составление налоговой накладной в бумажном виде не является обязательным.