News

Новшество, о котором мы хотим рассказать, изменит ваше представление о документообороте раз и навсегда. Это то, о чем бухгалтеры долгие годы могли только мечтать.

Каждая сделка по организации грузовых перевозок сопровождается выпиской соответствующей первичной документации (счета, налоговые накладные,акты выполненных работ, договора).

Традиционный метод обмена  документами ( с помощью почтовой пересылки или курьером) сопровождается рядом неудобств — риски потери документов (или передача «не в те руки»), долгое время ожидания прибытия,  и т.п.. А архивы с бухгалтерскими документами! Для того что бы найти какой либо документ, бухгалтер должен стать архивариусом!

Наша компания предлагает решение, которое раз и навсегда избавит Вашу бухгалтерию от головных болей, связанных с получением , обработкой, учетом и хранением  первичной документации, которая отражает транспортные операции Вашей компании.

Мы предлагаем Вам осуществлять обмен первичной документацией в электронном виде!

Электронный документооборот на практике

Многие бухгалтера создают, подписывают и отправляют отчеты в контролирующие органы ( в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, статистику) с помощью специальной программы — M.E.Doc

Реализация возможности обмена первичной документацией в электронном виде является поистине революционной функцией, которую трудно переоценить.

Модуль «Первичные документы» в этой программе позволяет:

• создавать и редактировать любые первичные документы;
• подписывать документы электронной цифровой подписью;
• отправлять подписанные документы контрагенту;
• утверждать, отклонять и редактировать документы контрагентом.

Причем утвержденный документ будет подписан электронной цифровой подписью с двух сторон, а значит иметь юридическую силу. Так же реализована возможность доработки отклоненных документов, а вся история изменений фиксируется  системой. Это позволяет нам отказаться от использования бумажных копий документов! Здорово придумано, правда?

Уникальной функцией, которая реализована в модуле, является возможность отправлять документ контрагенту, не зная его электронного адреса. Для этого достаточно указать в соответствующем поле документа код ЕГРПОУ контрагента — и система через сервер документооборота (СДО) отправит ему документ, используя так называемое прямое соединение.

В основу документооборота была положена схема, показанная на рисунке. Поясним схему обмена первичными документами на примере Контрагента 1 и Контрагента 2.

Главное условие — оба контрагента являются пользователями ПК «M.E.Doc». Данное требование вызвано самой возможностью осуществления документооборота.

Документы отправляются в формате XML с наложением цифровой подписи, поэтому принять и прочитать их можно любым программным комплексом, поддерживающим криптобиблиотеки (возможность расшифровки данных). Но только в системе «M.E.Doc» осуществлен функционал утверждения/отклонения/редактирования документов, а также отправка/получение отчетов о доставке, что и представляет собой обмен документами.

1 шаг. Контрагент 1 создает первичный документ в одноименном модуле. После проверки и сохранения документ подписывается комплектом ЭЦП. Такой документ отправляется на мэйл Контрагента 2.

2 шаг. При приеме документа Контрагентом 2 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа.

3 шаг. Получив электронный документ, Контрагент 2 может:

• утвердить документ, т. е. полученный документ не содержит ошибок и полностью устраивает Контрагента 2. При этом отправителю документа (Контрагенту 1) будет автоматически отправлено сообщение о согласовании документа;
• отклонить документ при наличии в нем ошибок и/или нежелании сотрудничать. В этом случае необходимо указать причину отклонения документа. Контрагенту 1 будет автоматически выслано уведомление об отклонении документа с указанием причины отказа;
• отредактировать, внести свои корректировки в документ, если документ содержит ошибки или неточности, и Контрагент 2 имеет намерение исправить их. Пользователь вносит в документ необходимые изменения, подписывает его комплектом ЭЦП и отправляет Контрагенту 1 для доработки.

При обмене первичными документами используется аналог шифрования документов, как и при отправке отчетности в контролирующие органы. Благодаря надежным криптографическим алгоритмам обеспечивается полная конфиденциальность информации, а использование ЭЦП является гарантией аутентичности вносимых изменений и целостности документа.

В момент приема документа Контрагентом 1 автоматически создается и отправляется адресату отчет о доставке документа. В свою очередь, у Контрагента 1 также существует возможность утвердить, отклонить или отредактировать полученный документ.

Документ может редактироваться бесконечное число раз, пока окончательный вариант не устроит обе стороны сделки.

Вся история изменений в документе фиксируется в системе и может быть пересмотрена в любой момент.

Возможность многократного редактирования документа позволяет исправлять ошибки, внесенные в документы, ведь от человеческого фактора никто не застрахован. Но не только в этом заключается практическая важность данной функции. Функция выручает, когда контрагенты настроены сотрудничать друг с другом, но их не вполне устраивают указанные в документах условия. Например, при заключении договора непосредственно в документ можно вносить изменения и согласовывать их, пересылая друг другу документ, до принятия окончательного решения.

А теперь вспомните: сколько раз вы возвращали документы с ошибками невнимательным или нерадивым контрагентам, пользуясь при этом услугами почты или служб курьерской доставки? Тратили на это деньги и силы. С использованием системы «M.E.Doc» не составит никакого труда исправить свои и чужие ошибки.

Мы искренне надеемся что наши стремления упростить процесс обмена первичной документацией, совпадают с вашими желаниями забыть о горах бухгалтерской макулатуры и  о потерянных документах.

Удачного Вам рабочего дня!

В статье использованы материалы с сайта http://dtkt.com.ua/